Pernahkah Anda atau tim di kantor menghabiskan waktu berjam-jam hanya untuk mencari selembar kertas yang terselip? Masalah tumpukan dokumen yang berantakan adalah tantangan klasik yang mengganggu produktivitas banyak instansi. Kunci utama untuk mengatasi kekacauan ini ternyata sangat mendasar, yakni mengenali berbagai jenis jenis arsip yang berputar di dalam perusahaan Anda.
Dengan memahami jenis-jenis arsip, Anda bisa merancang sistem klasifikasi yang jauh lebih rapi. Artikel ini akan mengajak Anda membedah tuntas apa saja jenis jenis arsip yang wajib diketahui oleh setiap pelaku bisnis, mulai dari regulasi dasar hingga pengelompokannya. Pendekatan ini merupakan langkah awal yang krusial sebelum Anda memutuskan untuk membenahi manajemen informasi dan sistem penyimpanan arsip di kantor Anda secara menyeluruh.
Pengertian Arsip dan Fungsi Arsip dalam Bisnis
Sebelum membahas jenisnya, mari kita samakan persepsi mengenai pengertian arsip. Secara sederhana, arsip adalah catatan atau kumpulan berkas yang disimpan karena memiliki nilai guna. Namun jika merujuk pada regulasi resmi, tepatnya berdasarkan uu nomor 43 tahun 2009, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk. Lebih spesifik lagi, aturan tersebut menyebutkan bahwa arsip adalah rekaman peristiwa dalam berbagai bentuk serta bentuk dan media yang diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, hingga perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.
Secara praktik B2B, arsip adalah dokumen berisi komunikasi yang dibuat dan diterima oleh instansi terkait. Sebuah perusahaan sebagai pencipta arsip wajib menjaga berkas tersebut karena fungsi dari arsip sangatlah krusial sebagai alat bukti hukum, rujukan referensi, dan sumber informasi strategis. Keberadaannya mendukung penyelenggaraan administrasi negara maupun proses administrasi internal perusahaan agar berjalan dengan lancar. Jika diklasifikasikan dengan benar dan dikelola dengan sistem pengelolaan dokumen yang baik, tingkat efisiensi kerja staf Anda akan meningkat drastis.
8 Jenis Jenis Arsip yang Sering Ditemui di Perusahaan
Dalam keseharian operasional, arsip dapat dibedakan ke dalam beberapa kategori. Berikut adalah 8 jenis arsip utama yang biasanya dibedakan berdasarkan tujuan, isi, bentuk, hingga tingkat keasliannya:
A. Pengelompokan Berdasarkan Isi
Jika kita melihat dari materi yang terkandung di dalamnya, dokumen bisnis sangat beragam. Berikut adalah pembagian berdasarkan isi:
1. Arsip Keuangan
Setiap perusahaan pasti memiliki dokumen yang berisi informasi terkait aliran dana. Bukti transaksi, faktur pajak, hingga laporan laba rugi masuk dalam kategori ini. Kegunaan dokumen ini sangat penting untuk kelancaran audit tahunan.
2. Arsip Kepegawaian
Ini adalah sekumpulan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia. Sebuah arsip kepegawaian berisi data-data riwayat staf, mulai dari surat lamaran, kontrak kerja, absensi, hingga surat keputusan pengangkatan karyawan.
3. Arsip Pemasaran
Segala aktivitas promosi dan penjualan terekam di sini. Contohnya adalah surat penawaran produk, daftar harga terbaru, laporan riset pasar, hingga surat perjanjian penjualan dengan klien bisnis. Kumpulan arsip pemasaran ini sangat menentukan arah strategi promosi di masa depan.
B. Pengelompokan Berdasarkan Jenis Jenis Arsip dan Bentuknya
Seiring berkembangnya zaman, wujud dokumen pun bertransformasi. Pembagian berdasarkan bentuknya mencakup:
4. Arsip Berwujud Fisik (Lembaran dan Non-Lembaran)
Secara tradisional, kita sangat akrab dengan arsip fisik. Sebagian besar berbentuk lembaran kertas, di mana arsip berbentuk lembaran ini bisa berupa kuitansi atau memo. Namun, arsip tidak hanya berbentuk kertas saja. Ada pula dokumen fisik non-lembaran seperti peta, denah arsitektur, hingga media penyimpanan lawas seperti pita kaset dan disket.
5. Arsip Bentuk Digital atau Elektronik
Di era digital saat ini, hampir semua informasi bisnis mulai beralih menggunakan perangkat elektronik. Data yang disimpan dalam bentuk digital seperti file PDF, database, maupun email adalah wujud bentuk arsip modern. Menggunakan arsip digital untuk menghemat ruang kini menjadi tren yang tidak bisa dihindari oleh perusahaan mana pun, karena selain menghemat tempat, ia juga menekan biaya operasional.
Baca Juga : 7 Alasan Penataan Arsip Harus Dilakukan Sebelum Digitalisasi
C. Pengelompokan Jenis Jenis Arsip Berdasarkan Keasliannya
Selain isi dan bentuk, nilai dari sebuah dokumen juga ditentukan oleh validitasnya. Berikut pembagian berdasarkan keasliannya:
6. Arsip Asli
Ini adalah dokumen utama yang ditandatangani langsung dengan tinta basah atau dibubuhi cap perusahaan. Arsip asli memiliki kekuatan hukum tertinggi. Contoh arsip dalam kategori ini meliputi sertifikat tanah, surat perjanjian kerja sama, hingga surat kontrak bisnis yang memuat tanda tangan para pihak yang terlibat.
7. Arsip Salinan
Sering disebut sebagai fotokopi, arsip salinan merupakan hasil penggandaan dari dokumen utama. Meskipun bukan dokumen primer, namun salinan tetap berharga jika dilakukan legalisir atau kesesuaian dengan dokumen aslinya telah diverifikasi.
8. Arsip Tembusan
Biasanya, saat kita membuat surat, kita juga membuat salinan kedua atau ketiga yang dikirimkan ke pihak lain yang berkaitan (misalnya, tembusan (CC) ke bagian keuangan). Arsip tembusan ini berfungsi untuk menginformasikan suatu rekaman kejadian kepada pihak yang berkepentingan.
Mengenal Siklus Hidup Arsip
Selain 8 kategori di atas, penting juga bagi kita untuk mengetahui siklus hidup sebuah berkas. Berdasarkan tingkat frekuensi penggunaannya, arsip dapat dibagi menjadi arsip dinamis dan arsip statis.
Dokumen yang masih sering digunakan untuk operasional harian disebut arsip aktif. Ketika intensitas penggunaannya mulai menurun, statusnya berubah menjadi arsip inaktif. Nah, jika dokumen tersebut sudah sangat usang namun masih harus disimpan karena nilai sejarahnya, maka ia menjadi arsip statis. Secara definisi, arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan dan merupakan arsip yang sangat jarang dibuka lagi untuk keperluan administrasi. Di level pemerintahan, dokumen bernilai tinggi semacam ini biasanya diserahkan kepada arsip nasional republik indonesia atau dinas perpustakaan dan arsip nasional setempat.
Baca Juga : Filing Sistem untuk Pengelolaan Arsip yang Lebih Efektif
Solusi Cerdas untuk Pengelolaan Arsip Perusahaan Anda
Membiarkan ribuan lembaran kertas tanpa pengelolaan arsip yang jelas hanya akan menguras waktu, tenaga, serta biaya perawatan dan pengaturan ruang di kantor Anda. Menata dan mengelola arsip secara sesuai kebutuhan menggunakan rak konvensional mungkin bisa menjadi solusi sementara. Namun, apabila volume dokumen asli dan salinannya sudah membeludak, Anda pasti membutuhkan bantuan profesional.
Mengubah sebagian besar data menjadi arsip digital adalah langkah yang sangat cerdas. Melakukan digitalisasi arsip perusahaan bukan sekadar menghemat ruang, namun juga mengamankan data dari risiko kerusakan fisik. Jika saat ini perusahaan Anda sedang menghadapi tantangan berat akibat tumpukan dokumen pasif yang tak terkendali, bekerja sama dengan penyedia penyimpanan arsip adalah jalan keluar terbaik.
Jangan biarkan operasional bisnis Anda terhambat hanya karena sulit menemukan dokumen penting! Kunjungi Solusialihmedia hari ini juga. Temukan layanan tata kelola dokumen B2B profesional yang mencakup penyimpanan fisik aman, pemusnahan berkas, hingga digitalisasi informasi untuk membawa produktivitas perusahaan Anda ke level berikutnya.
