Di era teknologi informasi yang serba cepat, banyak perusahaan yang terburu-buru melakukan alih media atau pemindaian dokumen tanpa persiapan yang matang. Padahal, penataan arsip fisik adalah fondasi utama yang tidak boleh dilewatkan. Bayangkan saja, jika Anda langsung memindai tumpukan kertas yang berantakan, Anda pada dasarnya hanya memindahkan kekacauan dari wujud fisik menjadi kekacauan digital. Oleh karena itu, melakukan pengelolaan arsip secara sistematis akan memastikan setiap berkas arsip mudah diakses sesuai dengan perkembangan teknologi informasi. Artikel ini akan membahas secara mendalam mengapa Anda harus merapikan dokumen terlebih dahulu sebelum masuk ke tahap digitalisasi besar-besaran.
Mengapa Harus Merapikan Dokumen Fisik Terlebih Dahulu?
Melompat langsung ke alat scanner tanpa memilah kertas sering kali berujung pada kebingungan di kemudian hari. Berikut adalah tujuh alasan logis mengapa pengelompokan dokumen adalah sebuah keharusan.
Menghindari Pemindahan Arsip Kacau
Pada dasarnya, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang didokumentasikan dalam berbagai bentuk. Jika arsip yang tidak dikelola dengan benar dan arsip tidak ditata sesuai kaidah akan menjadikan arsip tersebut sekadar tumpukan kertas usang, atau yang sering disebut sebagai arsip kacau. Dengan merapikan setiap item arsip sebelum di-scan, Anda bisa menyeleksi dokumen mana yang benar-benar relevan. Harus disadari bahwa saat ini arsip tidak lagi dipandang sebagai barang usang yang hanya ditimbun tetapi arsip merupakan sumber kekayaan informasi yang sangat berharga bagi bisnis.
Memisahkan Arsip Dinamis dan Arsip Statis
Alasan kedua adalah pentingnya memilah antara arsip dinamis dan arsip statis agar kapasitas server kelak tidak penuh oleh berkas yang salah. Sebagai informasi, arsip dinamis adalah arsip yang masih dipakai untuk operasional harian. Secara spesifik, arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung oleh pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Sebaliknya, arsip statis adalah arsip yang bernilai sejarah. Lebih rinci lagi, statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna berkelanjutan, yang kelestariannya bahkan bisa saja dibina langsung oleh arsip nasional republik indonesia (ANRI) untuk instansi tertentu.
Menyelamatkan Dokumen Vital Perusahaan
Setiap organisasi pasti memiliki arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan mutlak dan bukti legal hukum bagi kelangsungan operasional pencipta arsip. Dokumen krusial semacam ini dikenal dengan istilah arsip vital. Melalui proses penyusunan awal, Anda memastikan dokumen-dokumen berharga ini tidak terselip, rusak, atau bahkan terbuang sebelum sempat masuk ke tahap pemindaian dan pencadangan.
Baca Juga : 7 Alasan Alih Media Dokumen Penting untuk Perusahaan
Mengoptimalkan Pengelolaan Berkas Berjalan
Fokus selanjutnya terletak pada pengelolaan dan penataan arsip aktif. Secara teori dan praktik, penataan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik arsip beserta sistem informasinya secara rapi. Dengan kata lain, pengolahan informasi arsip serta tersusunnya daftar berkas yang jelas akan sangat mempercepat operasional. Terlebih lagi, proses penataan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik dokumen secara menyeluruh, di mana tata letak arsip serta tersusunnya daftar arsip yang terindeks rapi, dan tersusunnya daftar arsip sehingga memudahkan staf dalam pendataan. Tahap pemberkasan arsip aktif ini menjamin kelancaran kerja sebelum dipindahkan ke layar komputer.
Mengefisiensikan Pengaturan Dokumen Menurun
Selain dokumen harian, kita juga harus mengurus arsip inaktif. Perlu dicatat bahwa penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan kaidah yang baku, di mana proses pemindahan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul dan aturan instansi. Lebih lanjut, pengelolaan dan penataan arsip inaktif ini sangat bergantung pada jadwal retensi arsip (JRA) yang berlaku. Proses penataan arsip inaktif dilaksanakan melalui beberapa kegiatan, seperti pengolahan informasi arsip dan penyusunan detail rincian, di mana pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar adalah tahap esensial. Keberadaan arsip dan penyusunan daftar arsip ini akan membuat digitalisasi jauh lebih ringan dan tertarget.
Mempermudah Temu Balik Informasi
Sistem cloud atau server harus mampu mengolah arsip menjadi informasi yang cepat diakses. Oleh sebab itu, menyaring arsip menjadi informasi yang mencerminkan pelaksanaan tugas dan fungsi pencipta arsip adalah sasaran utamanya. Melalui penerapan klasifikasi arsip yang tepat serta pemberian nomor arsip pada setiap jenis arsip, penemuan kembali arsip kelak akan jauh lebih instan. Anda wajib mengatur arsip dengan baik agar mudah dicari lewat daftar arsip guna penemuan kembali. Upaya ini akan menjadikan arsip sebagai sumber informasi utama serta sumber pertanggung jawaban sehingga arsip selalu siap saat ada audit tak terduga.
Mengurangi Duplikasi dan Menghemat Biaya
Sering kali, gudang kantor dipenuhi oleh duplikasi arsip (kertas fotokopi ganda). Melalui kegiatan penyusutan arsip dan pengaturan fisik arsip tahap awal, kertas-kertas ganda atau sampah bisa disingkirkan dan dihancurkan. Hasilnya, ruang server digital Anda tidak akan boros kapasitas. Pada tahap ini, fungsi dan kegunaan arsip yang akan di-scan menjadi jauh lebih tajam, khususnya untuk kegunaan arsip yang sangat strategis.
Tahapan Teknis dalam Mengelola Tumpukan Kertas
Setelah mengetahui pentingnya persiapan tersebut, Anda harus segera menerapkan langkah menata arsip yang sistematis. Proses pengelolaan dan penataan arsip yang komprehensif dilakukan dengan menyusun daftar arsip aktif yang terus bergulir, serta membuat daftar berkas yang sudah jarang disentuh. Pada hakikatnya, pengelolaan arsip adalah arsip-arsip yang diurus dalam sebuah siklus utuh. Sistem arsip adalah arsip-arsip yang diciptakan atau diterima oleh suatu entitas, baik yang dihasilkan oleh pencipta arsip secara langsung oleh pencipta arsip itu sendiri maupun dari korespondensi pihak luar.
Baca Juga : Pemusnahan Arsip untuk Efisiensi dan Keamanan Bisnis
Langkah Pembuatan Daftar Berkas yang Teliti
Tahapan administratif yang tidak boleh diremehkan adalah penyusunan daftar arsip. Terutama pada fase penataan arsip inaktif dan pembuatan buku rincian berkas, di mana pengerjaan arsip inaktif dan pembuatan daftar ini menuntut ketelitian tinggi. Alur kerja inaktif dan pembuatan daftar arsip harus memuat uraian informasi arsip secara transparan. Secara prosedural, pembuatan daftar arsip inaktif wajib dilakukan karena daftar arsip inaktif memuat informasi esensial seperti deskripsi, rentang waktu, dan tingkat perkembangannya.
Pada akhirnya, penyusunan daftar arsip inaktif menjadi tanggung jawab instansi atau perusahaan itu sendiri. Lebih tepatnya, pengelolaan berkas inaktif menjadi tanggung jawab unit kearsipan terkait. Langkah penutup dari fase fisik ini adalah memasukkan arsip ke dalam boks berlabel agar letak penempatan arsip jelas. Alhasil, kumpulan arsip yang disimpan ini akan terorganisasi dengan sempurna, menciptakan lingkungan arsip yang baik dan sesuai dengan standar profesional industri.
Kesimpulan
Singkatnya, pengolahan informasi arsip fisik tidak bisa dilewati jika Anda mendambakan sistem perpindahan data elektronik yang sempurna. Memastikan kondisi arsip sesuai dengan kaidah pengelompokan yang benar adalah gerbang menuju transformasi digital yang sukses. Khususnya bagi perusahaan yang menangani banyak data arsip yang bersifat rahasia, menjaga alur dokumen dari tahap kertas ke monitor adalah sebuah keharusan operasional.
Apabila perusahaan Anda saat ini merasa kewalahan menghadapi ribuan tumpukan berkas dan membutuhkan layanan penataan arsip B2B yang andal, menyewa jasa penataan dokumen ahli adalah keputusan yang sangat strategis.
Ingin Memulai Digitalisasi Dokumen?
Jika perusahaan Anda memiliki banyak arsip fisik dan ingin beralih ke sistem yang lebih modern, kami menyediakan solusi digitalisasi dokumen, penyimpanan arsip, serta Document Management System yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Kunjungi halaman utama hari ini juga untuk menemukan solusi layanan kearsipan B2B inovatif yang dirancang khusus untuk memajukan produktivitas perusahaan Anda!
