Menu

Penataan Arsip

Jasa Penataan Arsip Profesional | SolusiAlihMedia
Layanan Penataan Arsip

Ubah Arsip Berantakan Menjadi Sistem Arsip yang Terstruktur

Kami membantu perusahaan menata, mengklasifikasikan, memberi label, dan mengelola arsip agar lebih mudah ditemukan, lebih aman, dan siap mendukung operasional bisnis.

Konsultasi Gratis Lihat Proses Penataan
  • Arsip lebih terorganisir
  • Pencarian dokumen cepat
  • Siap untuk digitalisasi
  • Mendukung audit hukum
Petugas menata rak arsip modern

Apakah Perusahaan Anda Mengalami Masalah Ini?

Arsip yang tidak tertata dapat menghambat produktivitas dan meningkatkan risiko kehilangan informasi penting.

Dokumen Sulit Ditemukan

Waktu produktif terbuang percuma hanya untuk membongkar tumpukan kertas mencari satu file.

Arsip Menumpuk Tanpa Kategori

Dokumen dari berbagai divisi dan tahun bercampur aduk dalam satu gudang atau ruangan.

Ruang Tidak Terorganisir

Penggunaan rak dan box yang tidak standar sehingga memakan terlalu banyak kapasitas ruang.

Proses Audit Menjadi Lambat

Tim audit kesulitan memverifikasi data karena bukti fisik arsip tidak tersedia atau tercecer.

Sering Salah Tempat (Misfile)

Dokumen yang telah dipinjam tidak dikembalikan ke tempat asalnya secara akurat.

Sulit Menentukan Nilai Arsip

Tidak ada pemisahan jelas antara arsip aktif yang sering dipakai dengan arsip inaktif (mati).

Organisasi Arsip Fisik

Apa Itu Penataan Arsip?

Penataan arsip adalah proses komprehensif mulai dari pengelompokan, klasifikasi, pelabelan, penyusunan ke dalam box/rak, hingga pembuatan database (daftar inventaris). Tujuannya agar dokumen mudah ditemukan serta mendukung efisiensi operasional harian perusahaan.

  • Akses dan temu kembali dokumen jauh lebih cepat
  • Mengurangi risiko kehilangan arsip penting
  • Meningkatkan efisiensi kerja karyawan
  • Mempermudah dan mempercepat proses audit
  • Menjadi dasar fondasi sebelum proses digitalisasi

Perubahan yang Akan Anda Rasakan

Lihat perbandingan kondisi ruang arsip Anda sebelum dan sesudah menggunakan metodologi profesional kami.

Kondisi Sebelum
  • Dokumen menumpuk tak beraturan
  • Membutuhkan waktu lama untuk mencari arsip
  • Tidak ada sistem kategori yang baku
  • Penempatan di rak atau lemari tidak teratur
Hasil Penataan
  • Arsip terklasifikasi sesuai standar bisnis
  • Label jelas dan mudah dibaca pada setiap map/box
  • Lokasi arsip terdata akurat di database/Excel
  • Pencarian arsip fisik memakan waktu di bawah 3 menit

Bagaimana Proses Penataan Arsip Dilakukan?

Kami menggunakan metodologi manajemen records yang teruji untuk merapikan jutaan lembar dokumen.

1

Survey Lokasi

Analisis kondisi awal arsip fisik dan ruang penyimpanan.

2

Identifikasi Dokumen

Memetakan jenis, usia, dan kategori dokumen perusahaan.

3

Klasifikasi Arsip

Pengelompokan berdasarkan fungsi dan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

4

Labeling

Pemberian kode unik dan cetak label pada map/box arsip.

5

Penyusunan Rak

Menata box arsip ke dalam rak sesuai sistem yang telah dirancang.

6

Pembuatan Database

Mencatat letak fisik arsip (No. Rak, Baris, Box) ke dalam sistem.

Apa yang Akan Anda Dapatkan?

Arsip Tersusun Rapi

Sistem Klasifikasi Jelas

Label dan Kode Arsip

Database Inventaris Arsip

Lokasi Arsip Teridentifikasi

Siap Untuk Digitalisasi

Mengapa Memilih SolusiAlihMedia?

Tim Berpengalaman

Dikerjakan oleh spesialis yang memahami standar ISO dan hukum kearsipan.

Metodologi Terstruktur

Proses kerja sistematis dan terukur yang menjamin tidak ada dokumen yang tercecer.

Dokumentasi Lengkap

Kami menyerahkan database akhir berupa Excel/Sistem sebagai panduan ruang arsip.

Pendekatan Kustom

Penataan disesuaikan dengan struktur organisasi dan kebutuhan unik bisnis Anda.

Dukungan Digitalisasi

Sinergi sempurna jika Anda ingin melanjutkan ke tahap alih media (scan) dokumen.

Konsultasi Pengelolaan

Memberikan saran tata ruang arsip dan SOP peminjaman dokumen internal.

Dipercaya Berbagai Industri

Rumah Sakit
Universitas
Pemerintahan
Perbankan
Manufaktur
Logistik
Asuransi
Legal

Lengkapi Pengelolaan Arsip Anda

Digitalisasi Dokumen

Mengubah arsip fisik menjadi dokumen digital.

Lihat Detail

Penyimpanan Arsip

Gudang arsip profesional dan aman terpusat.

Lihat Detail

Pemusnahan Arsip

Pemusnahan dokumen aman bersertifikat resmi.

Lihat Detail

DMS System

Kelola seluruh dokumen secara digital via web.

Lihat Detail

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Berapa lama proses penataan arsip?
Waktu penyelesaian sangat bergantung pada volume dokumen dan tingkat kekacauan arsip awal. Kami akan memberikan estimasi waktu (timeline) yang pasti setelah melakukan tahap Survey Lokasi (Step 1).
Apakah arsip tetap berada di lokasi kami?
Ya, untuk layanan penataan arsip, tim kami akan datang dan bekerja langsung di ruang arsip/kantor Anda untuk memastikan dokumen fisik tidak perlu berpindah tempat sebelum tertata rapi.
Bagaimana metode klasifikasi dilakukan?
Kami menyesuaikan metode klasifikasi berdasarkan fungsi departemen, tahun, jenis dokumen, dan berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) serta kebijakan internal perusahaan Anda.
Apakah hasil penataan dapat langsung didigitalisasi?
Sangat bisa. Faktanya, penataan arsip yang baik adalah syarat utama sebelum melakukan scanning massal. Dokumen yang sudah ditata dan diberi label akan jauh lebih mudah diubah ke format digital.
Apakah tersedia database arsip?
Tentu. Kami tidak hanya menumpuk kertas ke dalam kardus, tetapi kami juga membuat daftar inventaris/database (biasanya format Microsoft Excel) yang memuat Nomor Box, Nomor Rak, Jenis Dokumen, dan Tahun.

Saatnya Mengelola Arsip dengan Lebih Terstruktur

Diskusikan kebutuhan penataan arsip perusahaan Anda bersama tim manajemen dokumen profesional kami hari ini.

Konsultasi Gratis Hubungi Kami